Software de gestão de frotas: quais são os melhores?

O software de gestão de frotas une todos os processos do gerenciamento tradicional à capacidade da inteligência artificial da tecnologia. Basta mantê-lo devidamente atualizado, que os dados colhidos são transformados em informações úteis e relevantes para a empresa.

Por isso é tão importante contar com sistemas de gestão: as tomadas de decisão são 100% baseadas em dados, permitindo realização de ajustes e melhorias mais eficazes.

Chega de achismos ou intuição na hora de calcular custos e despesas, produtividade dos condutores, períodos de manutenção, condições dos veículos, melhores rotas e fluxo das operações!

Um software de gerenciamento de frotas realiza todas essas atividades de modo rápido e certeiro, fornecendo insights valiosos para atingir os resultados esperados - ou até superá-los!

Entenda o que é e o que faz um sistema de gestão de frotas e confira todos os benefícios. Ao longo deste texto, também separamos algumas dicas para realizar uma gestão completa e eficiente, incluindo como escolher o melhor sistema para seu negócio. Boa leitura!

O que é um software de gestão de frotas?

O software de gestão de frotas é um sistema elaborado com diversas tecnologias, como Big Data e inteligência artificial, a fim de armazenar e integrar dados e transformá-los em informações úteis e relevantes para o gerenciamento de um setor logístico ou de uma empresa transportadora.

Ele verifica, entre outros indicadores, a performance de cada condutor, as condições dos veículos, os planos de manutenção, os gastos fixos e variáveis e o consumo de combustível, assim como a velocidade média, o tempo de parada, a localização em tempo real etc.

Ou seja: ele reúne, em um só local, diversas informações essenciais para um gestor de frota. E isso possibilita planejamentos mais realistas, acompanhamento de todas as etapas dos processos operacionais, previsibilidade de custos e tomada de decisões mais assertivas e ágeis.

O que faz um sistema de gestão de frotas?

Um sistema de gestão de frotas oferece dados e indicadores de: monitoramento de frota, performance dos motoristas, rastreamento de carga, condições dos veículos, melhor roteirização do trajeto, controle de manutenção, custo de combustível, telemetria com todos os dados sobre o veículo e muito mais.

Logo, é possível saber cada detalhe da frota e das viagens realizadas pelo condutor, como tempo de parada, jornada de trabalho, acelerações, freadas bruscas, pedágios, multas e localização em tempo real.

Além disso, quanto à roteirização, o software de gestão de frotas analisa todas as demandas e elabora trajetos de acordo com as necessidades da entrega. Podem ser escolhidos os caminhos mais seguros, mais curtos, com menos pedágio ou melhores condições de estrada e tráfego.

As manutenções entram para um cronograma que foca em redução de custos. Para exemplificar, ele avisa a data ideal para a manutenção preventiva, o que evita deixar os veículos parados.

Por fim, destacamos a importância de mais uma funcionalidade desse sistema: a emissão de relatórios completos, com métricas e indicadores essenciais para uma boa gestão. Os dados sobre cada veículo são enviados por telemetria, o que garante a precisão das informações.

Software de gestão de frotas: principais benefícios

Os principais benefícios de implementar um sistema de gestão de frota são: estruturação e de processos e operações; visualização macro da logística; tomada de decisão mais ágil e assertiva; redução de gastos com manutenção e gargalos operacionais; automatização de processos; e monitoramento de gastos e rotas em tempo real.

E, claro, tudo isso aumenta a produtividade e oferece tempo suficiente para os colaboradores focarem em questões estratégicas do setor.

Qual é o melhor software de gestão de frotas?

Alguns sistemas muito usados no mercado são: RotaExata, Master Frota, Cobli, Sofit, Gestran Soluções, Datamex e Geotab. Mas, na verdade, o melhor software de gestão de frotas é aquele que atende às necessidades da sua empresa. Em geral, deve ser prático de usar e incluir funcionalidades personalizáveis.

A ideia é que esse sistema simplifique todas as operações do gestor de frotas, portanto, deve ser prático e de fácil acesso. Se for armazenado em nuvem, melhor. Dessa forma, o condutor e o gestor podem acessá-lo de qualquer dispositivo, de qualquer lugar.

Veja outros pontos que devem ser levados em consideração na hora de escolher qual o melhor software de gestão de frotas:

rastreamento em tempo real;
atendimento 24 horas que seja rápido e eficiente;
site e aplicativo com boa usabilidade;
recursos personalizáveis;
automatização de processos;
controle de finanças com dados sobre consumo de combustível, multas etc.;
cronograma de manutenção preventiva;
gestão de documentos;
notificação sobre próximas manutenções ou renovação de documentos dos veículos e condutores;
fornecimento de relatórios completos e personalizados.

Aprenda também: Renovação da frota: veja aqui como fazê-la de maneira eficiente!

Como fazer a gestão da frota?

Para fazer a gestão da frota, é fundamental que o responsável realize um planejamento estratégico e financeiro do setor, gerenciando as despesas fixas e variáveis; estruture os processos e fluxos operacionais; controle as manutenções preventivas; treine constantemente seus condutores; e use a tecnologia para otimizar esse gerenciamento.

Realize um planejamento estratégico e financeiro

Para que tudo saia conforme o esperado, é vital ter organização. Por isso, o gestor de frota deve elaborar um planejamento estratégico do setor, incluindo processos e fluxos operacionais, com foco em reduzir custos, além de acompanhar os gastos diariamente.

Pelo fato de ser um setor que possui custos mais elevados, o controle das despesas é ainda mais vital para o alcance dos resultados.

Algumas situações devem ser monitoradas de perto, com o suporte de um software de gestão de frotas, como:

consumo de combustível;
troca de peças e pneus;
manutenções corretivas;
pagamento de multas e pedágios;
seguros;
etc.

Estruture os processos

Não há como fazer uma gestão de frota eficiente se os processos não forem devidamente analisados e estruturados. Por sinal, o sistema de gerenciamento é perfeito para verificar se há gargalos operacionais e gerar soluções para resolvê-los.

Aliás, algumas perguntas que devem ser feitas para identificar melhorias nos processos e reduzir seus custos estão listadas a seguir. Confira!

Há alguma etapa que pode ser automatizada ou eliminada?
Os colaboradores e condutores ficam confusos em alguma parte do processo? se sim, quais mudanças podem ser feitas?
Como reduzir custos otimizando as operações da área?
Há queda de produtividade dos condutores devido a algum problema operacional?
Como melhorar a qualidade da entrega e aumentar a satisfação do cliente?

Controle as manutenções

A ideia de todo gestor de frota é diminuir, ao máximo, a quantidade de manutenções corretivas e implementar um fluxo de manutenções preventivas.

Isso porque a corretiva é feita após o surgimento de problemas e a preventiva é realizada periodicamente, o que aumenta a vida útil das peças e, claro, reduz gastos desnecessários com mecânicos e veículos parados na garagem.

Aqui, nossa dica é: aproveite os recursos de um bom sistema de gerenciamento de frota e crie um cronograma adequado de manutenção preventiva. Geralmente, ao inserir a data de determinada atividade, como a troca de óleo, o software calcula automaticamente o período da próxima troca, baseando-se no modelo e ano do veículo.

Treine constantemente os motoristas

Para que todos os processos sejam respeitados, não haja despesas desnecessárias com multas ou manutenções e o trabalho seja feito de modo altamente profissional, a empresa precisa oferecer cursos de capacitação para os motoristas.

Dessa forma, é possível que cada um dê seu melhor no trabalho. Os assuntos abordados podem variar, como fluxo operacional do setor, preparação para longas viagens, mecânica básica, produtividade, cuidados com veículos e cargas, o que fazer em situações de emergência etc.

Colaboradores treinados constantemente costumam ser mais motivados, engajados e produtivos.

Use e abuse da tecnologia

Não importa o tipo de gestão ou a área que o líder trabalhe: um sistema de gestão é a chave para otimizar o trabalho de todos os envolvidos.

Os softwares estão cada vez mais tecnológicos, com recursos valiosos, como Big Data, telemetria, inteligência artificial, rastreamento etc.

E mais: eles automatizam tarefas repetitivas, o que eleva a produtividade do setor.

Com tantos dados colhidos e integrados, o gestor consegue ter uma visão macro do negócio, além de tomar decisões de modo mais rápido e assertivo.

Lembre-se sempre de definir quais indicadores de frota e desempenho da equipe são relevantes para a estratégia corporativa e emita relatórios completos periodicamente.

E, se você pretende renovar ou aumentar sua frota, aproveite e veja os benefícios do consórcio para caminhões, carros, vans, tratores e outros. Basta participar de um grupo, escolher o valor da parcela mensal e o tempo de contrato e, a qualquer momento, ser contemplado com o valor necessário para sua aquisição!