RFI, RFP e RFQ: entenda como contratar bons fornecedores

Se você é o responsável por analisar e contratar uma frota terceirizada na sua empresa ou então vai fazer isso pela primeira vez, é hora de descobrir o significado de algumas siglas essenciais no ramo: RFI, RFP e RFQ.

Esses termos são fundamentais para dar andamento a cada etapa do processo de busca e contratação de fornecedores, independentemente se forem de produtos ou serviços. Afinal, é necessário entender quais critérios são relevantes e fazem a diferença na avaliação do melhor custo-benefício.

Para que você não fique perdido ao ouvir alguém pedir “um RFI para entender o mercado de fornecedores”, continue a leitura e veja o que significa RFI, RFP e RFQ, qual a importância dessas siglas e como elaborar cada uma dessas solicitações.

O que significa RFI, RFP e RFQ?

RFI é a sigla para Request For Information, que em português significa Solicitação de Informações ou Pedido de Informações. Já a sigla RFP é definida como Request For Proposal ou Pedido de Proposta. E RFQ quer dizer, em inglês, Request For Quotation, com tradução livre para Solicitação de Cotação.

Entenda, em detalhes, para que serve cada uma delas.

O que é RFI?

RFI, sigla para Request For Information ou Solicitação de Informações, é um documento que pede informações sobre determinado fornecedor, sem compromisso, para avaliar uma possível contratação.

A RFI inclui, por exemplo, dados sobre:

histórico da empresa, como tempo de mercado e faturamento médio;
quantidade de funcionários e de clientes;
disponibilidade da frota (em caso de terceirização de frota);
região de atuação;
parceiros corporativos, como concessionárias e oficinas mecânicas;
portfólio de serviços;
diferenciais competitivos;
serviços oferecidos;
estrutura da companhia;
política da empresa.

Dessa forma, a RFI oferece um panorama completo sobre o funcionamento, os riscos e os benefícios do fornecedor para que a gestão tome decisões com maior precisão.

O que é RFP?

A RFP, chamada de Request For Proposal ou Pedido de Proposta, é um documento que pede uma proposta oficial do fornecedor. Ela acontece depois da análise da RFI e aprovação de candidatos à parceria, partindo para o próximo passo.

Uma dica para receber RFPs completas é indicar previamente quais as necessidades da sua empresa e o objetivo da contratação.

No caso da terceirização de frotas diga, por exemplo:

quilômetros rodados no mês;
locais de atuação;
categoria e informações técnicas dos veículos;
possibilidade de personalização com determinada cor ou adesivação;
disponibilidade de rastreamento, alarmes etc;
tipo de carga transportada;
tempo de duração do contrato.

O que é RFQ?

O Request For Quotation ou a Solicitação de Cotação é justamente o pedido de cotação dos fornecedores que foram escolhidos pelos gestores da empresa. Ou seja, aqueles que tiveram seu RFP aprovados.

Logo, a RFQ é um documento mais detalhado com o orçamento dos serviços, englobando dados como:

especificações técnicas de produtos/serviços;
quantidade desejada / quilômetros rodados mensalmente;
cotação com instruções e regras;
cláusulas importantes do contrato;
instruções para a operação do fornecedor;
e outras informações estratégicas necessárias para a qualidade do serviço executado.

A Solicitação de Cotação contribui para a otimização do processo comercial, pois reúne todas as informações relevantes para a tomada de decisão.

Qual a diferença entre RFI, RFP e RFQ?

A maior diferença entre RFI, RFP e RFQ é o momento em que esses documentos são elaborados durante o processo de compra. A RFI é a primeira fase para conhecer os potenciais fornecedores; a segunda etapa é a RFP, com o envio das propostas; e, por fim, o terceiro passo que é a RFQ, com mais detalhes sobre as necessidades da empresa.

Logo, na RFP, os fornecedores conseguem enviar propostas completas por entender com mais especificidade as necessidades e os desafios da empresa contratante. Quanto mais detalhes forem enviados, melhores e mais precisas serão as propostas recebidas.

Há ainda outra sigla bastante utilizada nesse contexto que é a BID, que significa Bid Process ou Biding Process. Bid quer dizer ofertar, licitar, fazer um lance. Portanto, se refere ao momento da seleção de empresas por licitação.

As licitações são baseadas em vários critérios e diversas etapas de seleção de fornecedores, distribuidores, fabricantes ou prestadores de serviços de alto valor agregado, atendendo a grandes empresas ou instituições públicas que realizam projetos de grande porte.

Aprenda mais: Ciclo operacional e financeiro: o que são, exemplos e cálculo

Como elaborar uma RFI, RFP e RFQ na gestão de frotas?

A RFI, RFP e RFQ estão diretamente associadas à gestão da terceirização de frotas ou então fornecedores que prestam esse tipo de serviço a outras empresas. Afinal, todo contratante precisa ter em mãos o máximo de informações para decidir qual investimento apresenta o melhor custo-benefício a longo prazo.

Isso ajuda a reduzir custos desnecessários, investir em crescimento e garantir a satisfação do cliente final, contribuindo para sua retenção e fidelização.

Ou seja: a elaboração e a análise desses documentos são essenciais para elevar o faturamento da empresa contratante e da fornecedora, com a extensão de seu contrato.

Mas, para que as propostas elaboradas sejam completas, é necessário que a RFI, RFP e RFQ também estejam bem-escritas. Para isso, é fundamental:

entender as necessidades e os desafios do negócio;
definir o objetivo da contratação de fornecedores, distribuidores etc;
montar uma equipe com todos os envolvidos na contratação para reunir o máximo de especificações dos produtos/serviços;
elaborar um escopo completo, com entregas, responsabilidades, prazos, regras etc;
criar um cronograma;
analisar profundamente o portfólio dos fornecedores.

Agora, basta definir elaborar sua RFI, RFP e RFQ e receber propostas completas que melhorem o desempenho da sua empresa, contribuindo com o crescimento e a boa qualidade na entrega.

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