O que é TCO e qual a sua importância para a empresa?

O custo total de bens e serviços é um dos pontos que recebem mais atenção no controle financeiro de uma empresa. Por isso, é essencial identificar quais são as despesas diretas, indiretas e ocultas para não deixar nenhum gasto de fora. E um dos caminhos para essa análise completa é aprender o que é TCO e como calculá-lo.

Isso porque essa métrica envolve todos esses custos, calculando uma estimativa sobre os gastos com algum produto e serviço durante determinado período.

Esse indicador pode ser mensurado em empresas de diversos portes e segmentos, como, por exemplo, transportadoras e companhias que precisam realizar a gestão de frotas. O ideal é que os custos sejam reduzidos, sem perder a qualidade da entrega.

Para alcançar essa redução de despesas, é necessário ficar atento a alguns índices. Hoje, trouxemos neste artigo informações sobre uma das principais métricas de custos de bens e serviços: o TCO (Total Cost of Ownership).

Continue a leitura e aprenda:

• O que é TCO?
• Como funciona o TCO?
• Qual a importância do TCO?
• Como calcular o TCO?

O que é TCO?

O TCO, que significa Total Cost of Ownership e, em português, Custo Total de Propriedade, é uma métrica utilizada para calcular o custo total da compra de um produto ou serviço, como um carro ou caminhão. Ele analisa todas as despesas envolvidas na aquisição: custos diretos, indiretos e não aparentes.

Se você precisa adquirir um caminhão de transporte pesado para sua frota é errado apenas considerar seu valor de compra. Os custos totais dessa aquisição envolvem também manutenção preventiva e corretiva, vida útil, IPVA, seguro, combustível, impostos, entre outros.

Logo, se o veículo custou R$200 mil, seu custo total pode chegar a R$205 mil por ano.

Em outro exemplo, o TCO pode envolver todos os ativos, os produtos, os equipamentos e as ferramentas de uma empresa. Ele pode ser aplicado para calcular o custo total da contratação de um software de gestão ou de uma máquina de grande porte.

Como funciona o TCO?

O Custo Total de Propriedade funciona por meio de um cálculo que inclui todas as despesas que envolvem a compra de um bem ou serviço durante sua vida útil. Os critérios utilizados variam conforme o item a ser analisado para controlar os gastos de modo eficaz e condizente com a realidade de cada empresa.

De maneira geral, essa métrica contribui para visão mais ampla do gestor e do responsável pelo setor de compras. Afinal, é preciso contabilizar qual investimento oferece o melhor custo-benefício.

Às vezes, um veículo pode ser mais caro do que outro, mas, durante o dia a dia do trabalho, apresenta menos necessidade de manutenção ou então possui manutenção mais barata.

Ou seja: é preciso calcular os custos totais para realizar bons investimentos, reduzindo as despesas.

Qual a importância do TCO?

O TCO é fundamental para apoiar a tomada de decisão de gestores e líderes de um negócio, especialmente os que adotam a metodologia strategic sourcing. Esse método busca a redução de custos por meio de avaliações técnicas e estratégias de compras de suprimentos para empresas.

O que, por sua vez, abre espaço para outros fornecedores concorrerem à vaga, promovendo melhor análise de custos, riscos e oportunidades para escolher a alternativa mais eficiente.

Além disso, o Custo Total de Propriedade oferece outros benefícios, como:

• comparação de gastos de forma mais completa;
• melhor planejamento estratégico e financeiro;
• otimização de projetos;
• redução de custos operacionais a curto, médio e longo prazo;
• identificação do real investimento o que possibilita previsões de despesas mais assertivas;
• tomada de decisão mais precisa, sendo orientada por dados;
• aumento da eficiência;
• melhor saúde financeira empresarial ao longo dos anos.

Essa métrica pode ser usada, por exemplo, para entender se a melhor opção para sua companhia é investir em frota própria ou terceirizada. Com o TCO, o cálculo envolve diversos critérios importantes para identificar o melhor custo-benefício.

Leia também: Aprenda aqui como fazer uma gestão de frota eficiente!

Como calcular o TCO?

Para calcular o TCO é necessário levar em conta alguns critérios que variam de acordo com o bem ou serviço analisado. De modo geral, podemos defini-los como: custos de aquisição, visíveis (manutenção preventiva, impostos e combustível), ocultos (depreciação, manutenção corretiva etc), manutenção (licenças e atualizações) e implementação.

Entenda melhor o que envolve cada custo calculado no TCO em caso de gestão de frotas, por exemplo.

• Custos visíveis: despesas que são previsíveis, como valor de compra, manutenção preventiva, impostos, taxas e combustível.
• Custos ocultos: são imprevisíveis, como manutenção corretiva, depreciação dos veículos, tempo com o veículo parado em caso de conserto, acidentes etc.
• Custos de aquisição: tudo o que envolve a aquisição, como tempo gasto com pesquisa de mercado, fornecedores, softwares etc.
• Custos de manutenção: mensalidades, licenças, atualizações de documentos, ferramentas, sistemas de gestão etc.
• Custos de implementação: caso haja contratação de consultores, distribuição de veículos para outras filiais, treinamentos de condutores, entre outros.

Além disso, há como separar os custos diretos e indiretos:

• custos diretos: compra de sistemas e softwares, suporte, gerenciamento, comunicação e desenvolvimento;
• custos indiretos: baixa produtividade, erros e gargalos em processos, imprevistos etc.

Percebeu que é difícil aplicar uma única fórmula de TCO para entender o custo total sobre um suprimento, produto ou serviço, não é mesmo? Portanto, é vital entender todas as despesas que se relacionam com determinado item para analisar cada detalhe do investimento.

Como utilizar o TCO na empresa?

Para utilizar o TCO na empresa é necessário definir um objetivo para calcular o custo total. Se a ideia é descobrir se é melhor comprar ou terceirizar a frota, foque nessa finalidade para encontrar os resultados e compará-los. Outro fator relevante é o tempo: os custos precisam se limitar a um mesmo período.

Não se esqueça de que cada produto possui uma estimativa de tempo de vida útil, que pode ser dividido em:

• vida depreciável: produto com tempo de duração de até cerca de 5 anos, apresentando desvalorização com o passar do tempo;
• vida econômica: tempo que a compra gera retorno financeiro. Caso esse tempo esteja no fim, o valor dos custos ultrapassam o do retorno sobre o investimento.

Gostou de saber o que é TCO? Saiba que por meio dele a gestão consegue realizar orçamentos e planejamentos mais precisos, contribuindo com o crescimento corporativo.
Essa métrica é excelente também para planejar investimentos, como o consórcio de caminhões para aumentar sua frota quando for necessário. Bons negócios!