Quando sua equipe precisa focar em trabalhos repetitivos e burocráticos, pode ser mais difícil dar atenção para a parte estratégica do negócio. Ferramentas como o Robotic Process Automation (RPA) transformam essa forma de trabalho, o que torna a empresa mais estratégica e humanizada. Mas o que é RPA? Como essa ferramenta pode auxiliar nos processos de uma empresa?
Dados da pesquisa RPA na América Latina, de 2023, mostram que a automação por robôs digitais e a inteligência artificial (IA) são as grandes apostas para os próximos anos no e-commerce, varejo e indústrias.
Entenda o que é RPA, exemplos de uso, benefícios e como implementá-lo na empresa. Continue a leitura:
O que é RPA?
Robotic Process Automation ou Processo de Automação Robótica (RPA) é uma tecnologia que automatiza processos repetitivos e burocráticos ao utilizar bots. Como trabalha de maneira independente, sem necessidade de intervenção humana, a ferramenta permite que a equipe foque na parte estratégica do seu setor.
Os bots podem auxiliar tanto em tarefas simples, como preenchimento de formulários, até outras mais complexas, como gerenciamento de estoque e atendimento ao cliente.
O RPA faz parte da estratégia de gerenciamento de processos de negócios (BPM), abordagem de negócios cujo objetivo é otimizar as atividades de uma empresa para sua melhoria contínua.
Exemplos de RPA numa empresa
Você pode implementar a automação robótica de processos em diferentes setores e serviços da sua empresa. Alguns exemplos de RPA são:
- processamento de faturas;
- gerenciamento de dados;
- atendimento ao cliente.
Entenda, com mais detalhes, esses exemplos de uso do RPA na sua empresa.
Processamento de faturas
Imagine que você tenha comprado um item em uma loja online durante a madrugada. Em vez de receber a nota fiscal automaticamente, é preciso esperar até o início da manhã, quando um funcionário puder avaliar a compra e enviar manualmente a confirmação de recebimento.
Essa demora é o tipo de trabalho impensável hoje em dia, principalmente se a empresa conta com muitos funcionários, além de contas a pagar e receber.
Sua empresa pode utilizar o RPA para:
- gerar faturas e ordens de serviço;
- atualizar contas em tempo real;
- gerar relatórios sobre finanças;
- criar trilhas de auditoria;
- processar pagamentos;
- conciliar contas.
Gerenciamento de dados
Customer Relationship Management (CRM) é um software de gestão de relacionamento com o cliente. A tecnologia gerencia todas as estratégias voltadas ao público, além de organizar os processos e facilitar a realização de tarefas estratégicas de comunicação e marketing.
Vendas, satisfação do cliente, insights para estratégias e campanhas, suporte, métricas e relatórios — todas essas vertentes necessitam do CRM. Ainda que o software ajude bastante na rotina da empresa, os trabalhadores podem continuar sobrecarregados tanto com tarefas importantes quanto com outras extremamente repetitivas.
O RPA pode fazer a automação de diversos, se não todos, os processos do CRM. Para atuar corretamente, conecta-se ao sistema para extrair dados. Essa integração permite que a tecnologia:
- automatize e-mails e mensagens para potenciais e atuais clientes, com uma triagem de acordo com a fase no funil de vendas;
- faça o processamento de pedidos e consulta de status
- automatize relatórios de desempenho de atendimento;
- atualize e sincronize dados de clientes automaticamente;
Atendimento ao cliente
O uso mais conhecido do RPA com atendimento ao cliente é por meio dos chatbots. Além de fazer a primeira triagem com o auxílio em informações básicas sobre o negócio, o sistema utiliza machine learning para “aprender” a se comunicar de maneira orgânica e com informações mais precisas.
Como os bots operam ininterruptamente, o cliente recebe atendimento mesmo em horários fora do expediente. Caso não consiga resolver o problema, a tecnologia envia o comando para o atendimento humano, que retornará o mais breve possível.
Quais os benefícios do RPA?
Algumas das vantagens de implementar um RPA na sua empresa são:
- precisão e redução de erros;
- aumento da produtividade;
- economia de custos operacionais;
- escalabilidade
Precisão e redução de erros
Um dos principais benefícios do RPA é a precisão da atividade. Em tarefas burocráticas e repetitivas, é normal que o funcionário perca a atenção. Por não estimular sua atividade cerebral, o trabalho se torna cansativo e, consequentemente, passível a distrações.
Um único erro pode resultar em horas de retrabalho e perda de produtividade.
Com o RPA, esse problema não acontece. A ferramenta consegue executar as tarefas repetida e continuamente, 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem se “cansar”. Portanto, há uma redução significativa de erros.
Aumento da produtividade
Como o RPA pode trabalhar sem parar, a produtividade aumenta. Assim, a empresa consegue cumprir prazos que, antes, pareciam impossíveis. Além disso, a entrega não sobrecarrega as equipes. Ao contrário: como as tarefas ocorrem rapidamente e sem erros, os colaboradores se concentram em atividades mais estratégicas.
Economia de custos operacionais
Bots digitais executam tarefas que necessitavam de equipes inteiras, principalmente as que lidam com um grande volume de dados. Além da rapidez, agora os funcionários não precisam se limitar a atividades repetitivas e burocráticas.
Escalabilidade
O RPA cresce com a empresa. Com o tempo e o desenvolvimento do negócio, é comum que mais tarefas precisem de automação. Você pode implementá-la em diversas áreas — financeiro, marketing, comunicação, contabilidade e logística, por exemplo. Além disso, com o aumento da demanda, mais tarefas podem trabalhar dessa forma.
Como implementar o RPA?
Veja o passo a passo para colocar em prática seu RPA.
- Objetivo
- Mapeamento de processos
- Escolha da plataforma
- Padronização
- Teste
- Treinamento
- Monitoramento
Agora, com detalhes, como funciona cada etapa para implementar seu RPA.
Objetivo
Antes de tudo, determine o que pretende alcançar com a adoção do RPA. Assim, será possível estipular métricas e avaliar, periodicamente, se a tecnologia conseguiu conquistar seus objetivos.
Padronização de processos, otimização de serviços, melhor relacionamento com o cliente, aumento de eficiência — todos são exemplos de objetivos que sua empresa pode escolher.
Mapeamento de processos
Faça uma avaliação para identificar quais os processos repetitivos e manuais que você pode automatizar com o RPA. Como visto, há uma série dessas atividades apenas em um CRM, mas diversos setores da sua empresa se beneficiam. Portanto, esse mapeamento pode acontecer esporadicamente, em datas predefinidas.
Escolha da plataforma de RPA
Todo o trabalho de RPA ocorre numa plataforma, que centraliza e regula as tarefas otimizadas. As ferramentas variam conforme a capacidade de integração de sistemas, tecnologia no/low-code e escalabilidade. Verifique todas essas características, além de uma boa equipe de suporte, antes de fazer sua escolha.
Padronização
Após mapear os processos, é o momento de padronizá-los. Quando não há normas específicas para a execução de determinadas atividades, é comum que cada colaborador as execute de uma forma diferente. Com o uso do RPA, você não apenas otimiza tarefas, como também as redesenha de maneira mais eficiente para que, assim, possam se repetir constantemente.
Teste
Faça testes com um grupo, como em um projeto-piloto. Dessa forma, antes mesmo de implementar a tecnologia para a empresa toda, você consegue avaliar o que precisa de melhorias ou não.
Quando o sistema estiver de acordo com o desejado, aumente seu uso gradativamente.
Treinamento
Não implemente o RPA sem que seus colaboradores entendam como funciona. Embora possa ser intuitivo e de fácil aprendizagem, lembre-se de que muitos processos complexos passarão para o sistema. Portanto, todas as equipes precisam saber como utilizá-lo.
Monitoramento
Quando as equipes entendem o que é RPA e como a ferramenta funciona, fica mais fácil fazer o monitoramento. Afinal, sabem o que esperar, como o sistema trabalha e os resultados desejados em um determinado período.
Não deixe de monitorar o trabalho do RPA. Verifique:
- tempo de execução das tarefas;
- se houve redução de erros;
- quais recursos a ferramenta conseguiu economizar;
- impactos (positivos e negativos) no trabalho da equipe e na qualidade da entrega.
Agora que você sabe o que é RPA e os benefícios que proporciona, sabe que é essencial trabalhar com uma parceira que consiga montar a ferramenta ideal para seu negócio.
Desde 1993, a DB cria soluções digitais para empresas no Brasil e no exterior, com especialização em segmentos como finanças, varejo, serviços, indústria e tecnologia — tudo o que seu RPA pode otimizar.
Além disso, a equipe de especialistas trabalha com sua empresa durante todo o processo de automatização, desde o planejamento inicial até a integração com sistemas existentes.
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