Gerenciar o tempo e a produtividade é uma das tarefas mais importantes para quem trabalha com gestão de frotas e de frete ou, ainda, para proporcionar maior produtividade na gestão agrícola. Quando as rotinas começam a ficar sobrecarregadas, falhas podem acontecer, processos atrasam e a experiência do cliente fica prejudicada.

Para isso, é essencial que você encontre ferramentas que ajudem a aumentar a produtividade no dia a dia e proporcionem agilidade e eficiência nas suas atividades. A matriz de Eisenhower é um importante mecanismo que pode ser utilizado nesse contexto.

Com ela, você consegue proporcionar maior sucesso no seu negócio e ter uma rotina mais tranquila, sem atropelos. Saiba mais sobre a matriz, a seguir, e tire suas dúvidas.

O que é matriz de Eisenhower?

A matriz de Eisenhower foi criada pelo ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower , para ajudar a organizar as atividades a partir de dois critérios combinados: urgência e importância. Mas como se classificam cada um deles? Veja:

  • urgência: são aquelas que têm um prazo menor para serem resolvidas;
  • importância: são aquelas que estão diretamente relacionadas com objetivos e metas da empresa.

A partir da combinação desses dois elementos em quatro pontos da matriz, você consegue organizar as tarefas para identificar o que precisa ser resolvido mais rapidamente e quais podem ser deixadas para outro momento.

Como ela funciona?

A matriz de Eisenhower funciona a partir da categorização e observação necessárias para conseguir identificar tudo que precisa ser feito e qual a prioridade que cada um deve dedicar a essas questões. Sua função é visualizar com maior clareza as demandas existentes e, assim, evitar direcionar esforços imediatamente com questões que podem ser feitas posteriormente ou, até mesmo, delegadas para outros profissionais.

Quais são seus benefícios?

A matriz de Eisenhower é utilizada, principalmente, porque é uma estratégia simples e extremamente benéfica para orientar a produtividade do seu negócio, seja no transporte de cargas, seja na gestão agrícola. Veja, a seguir, os principais benefícios de sua adoção.

Priorização de tarefas

Um dos primeiros pontos é saber como priorizar as tarefas que devem ser realizadas. Muitas vezes, há diversas pendências, mas nem todas exigem que sejam feitas nesse momento, e é possível organizar o que é, de fato, prioridade.

Isso porque você pode gastar um tempo importante com tarefas que poderiam ser realizadas em outra ocasião, deixando aquelas que são urgentes de lado. Assim, é possível direcionar os esforços de forma eficiente.

Organização

A partir do dimensionamento do que é urgente e importante, é possível organizar cronogramas que contemplem a realização de cada tarefa. Afinal, muitas vezes, uma ação não prioritária depende que outra, mais urgente, seja realizada.

Com isso, é possível resolver uma cadeia de questões interligadas do seu negócio, bem como identificar o que é preciso para a resolução de cada uma delas.

Por exemplo, se é urgente fazer a manutenção de um veículo, para que ele entre em circulação, é preciso analisar quais são os insumos necessários para esse fim. Com isso, você consegue viabilizar tudo que é necessário para organizar as atividades e manter a produtividade em alta.

Agilidade

Quando você consegue visualizar com clareza tudo que precisa ser feito, consegue agir de forma mais proativa e resolver questões com maior agilidade. Isso vale, também, porque é possível identificar quais são as tarefas que estão interligadas e definir quais delas precisam ser realizadas mais rapidamente para dar continuidade a outras.

Tomadas de decisões mais certeiras

Muitas vezes, os gestores podem tomar decisões muito mais com emoção do que com a razão, principalmente, quando acontece algum tipo de problema. Nesse caso, pode-se direcionar muito esforço para uma questão que seja importante, mas não necessariamente urgente.

A partir da matriz de Eisenhower, é possível visualizar com maior clareza se, de fato, alguma questão precisa mesmo ser realizada agora por você, ou se pode ser delegada ou realizada em outro momento. Por exemplo, é hora de trocar equipamentos agrícolas diante de um problema? Ou isso pode esperar? A matriz ajuda nessa questão.

Como fazer a matriz de Eisenhower?

Você pode fazer a matriz de diversas formas: em um arquivo online, em um software que tenha essa função ou, até mesmo, de forma manual, em uma folha de papel. Confira, a seguir, quatro passos para adotá-la em suas rotinas.

1. Trace quatro colunas para começar

Ela pode ser feita, até mesmo, de forma manual. Quer ver um exemplo? Pegue uma folha e divida em quatro partes. Em cada uma delas, você deve escrever: urgente e importante, urgente e não importante, não urgente e importante e não urgente e não importante.

Essa classificação funciona da seguinte forma:

  • importante e urgente: precisa ser feito imediatamente ou assim que possível;
  • importante e não urgente: são questões essenciais para serem realizadas, ligadas com os objetivos da sua atividade, mas que podem ser desenvolvidas a médio e longo prazo. Você tem mais autonomia para decidir quando vai fazer;
  • urgente e não importante: questões que devem ser feitas rapidamente, mas que não estão necessariamente ligadas com objetivos diretos da empresa. Podem ser delegadas para outra pessoa;
  • não urgente e não importante: as tarefas estão na lista, devem ser realizadas, mas podem esperar ou, até mesmo, dependendo da situação, podem ser eliminadas.
2. Liste em outro local todas as tarefas a serem realizadas

Para organizar as tarefas que serão realizadas, escreva em um outro lugar tudo que está pendente. Até mesmo tarefas que sejam pequenas e que não precisem ser realizadas imediatamente devem estar presentes ali.

3. Separe os itens em cada coluna

A partir da lista completa, é o momento de passar os itens para a avaliação da categoria de cada um deles. Com isso, você consegue visualizar as prioridades.

4. Defina cronogramas e delegue tarefas

A partir do momento em que você separar tudo em cada categoria na matriz, é hora de definir cronogramas de realização das atividades e identificar o que pode ser delegado para outros profissionais.

Por exemplo, se é preciso enviar um e-mail importante para um cliente, você pode passar essa função para outra pessoa que também trabalha na empresa. Com isso, você terá um tempo maior para se dedicar a outras questões que demandam mais a sua atenção no dia a dia.

A Matriz de Eisenhower é uma importante aliada para impedir o desperdício de tempo com questões que não são urgentes e ajudar na definição do que é, de fato, prioridade nas suas atividades de trabalho. O mecanismo é recomendado, inclusive, para quem é autônomo, já que essa pessoa tem maiores dificuldades para delegar funções.

Adote-a na organização do seu dia a dia e veja como suas atividades poderão ser mais eficientes, e pare de perder prazos com questões importantes da sua rotina.

Agora que você sabe tudo sobre a Matriz de Eisenhower, é importante continuar constituindo o planejamento financeiro de forma eficiente. Saiba como construir um planejamento financeiro eficiente, adote as práticas sugeridas em seu negócio.