Conhecimento de Transporte Eletrônico: tudo o que você precisa saber

Se você é do ramo do transporte rodoviário, precisa saber o que é e como emitir o documento Conhecimento de Transporte Eletrônico, conhecido pela sigla CT-e. Ele é obrigatório, exigido pela Receita Federal e a Secretaria Estadual da Fazenda.

Por ser obrigatório, a empresa não pode deixar de emiti-lo e nem preenchê-lo errado, pois há a aplicação de multas de alto valor e/ou apreensão de mercadorias durante as fiscalizações. O que resulta em atrasos, aumento de custos com o transporte e, claro, muita dor de cabeça.

Para evitar essas situações, leia este texto até o final e aprenda o que é Conhecimento de Transporte Eletrônico, para que serve esse documento, seus benefícios à transportadora e como realizar a emissão do CT-e. Boa leitura!

O que é Conhecimento de Transporte Eletrônico?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento fiscal digital, emitido de forma online, que registra a prestação de serviço de transporte de cargas no Brasil. Ele possui validação jurídica, que é garantida pela assinatura digital do emitente e a autorização de uso dada pela Secretaria Estadual da Fazenda.

Conhecido pela sigla CT-e, é um documento fiscal usado para substituir outros documentos, como Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (modelo 8) e Nota Fiscal de Serviço de Transporte, (modelo 7), quando usada em transporte de cargas.

Há ainda uma longa lista de substituição de documentos fiscais que se referem ao transporte aquaviário, aéreo e ferroviário de cargas.

Esse documento, emitido em formato XML (Excel), é gerado pelo sistema do Projeto CT-e, assinado com Certificado Digital da empresa e enviado à SEFAZ para ser avaliado e autorizado.

Ele faz parte do projeto Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que tem a finalidade de informatizar os sistemas do governo.

O controle da emissão do CT-e é feito pela Receita Federal do Brasil e pela Secretaria da Fazenda de cada estado.

Para que serve o Conhecimento de Transporte Eletrônico?

O documento CT-e serve principalmente para registrar a prestação de serviço de transporte de carga, seja ele rodoviário, aéreo, dutoviário, ferroviário ou aquaviário. Esse registro informa à Receita Federal que a transportadora está realizando determinado trajeto, seguindo as regras e normas estabelecidas por lei.

Unicamente digital, esse formato eletrônico contribui para a redução de burocracias e folhas e mais folhas de documento, agilizando todo o processo e otimizando a fiscalização.

Benefícios do Conhecimento de Transporte Eletrônico para transportadoras

Os principais benefícios do Conhecimento de Transporte Eletrônico para as transportadoras são: reduz erros durante a emissão; diminui custo com impressão e armazenamento dos documentos; evita esquecimento de obrigações legais; agiliza o tempo da auditoria, conferência de transporte e fiscalização; e melhora a qualidade do trabalho realizado.

A digitalização de documentos também beneficia todos os envolvidos, como os embarcadores e o Fisco. Afinal, reduz custos da fiscalização, facilita a identificação de irregularidades, simplifica a aplicação de multas, diminui as chances de sonegação e melhora a visualização do fluxo de transporte de mercadorias, otimizando o planejamento logístico e fiscal.

Além disso, o CT-e contribui para que a Receita Federal aumente sua arrecadação, sem precisar aumentar a carga tributária.

Já para os embarcadores ou tomadores de serviços, as vantagens desse documento fiscal são:

• minimiza erros no pagamento do frete, pois o arquivo XML pode ser inserido em sistemas de auditoria de fretes rapidamente;
• reduz erros no preenchimento de sistemas ERP para programa os pagamentos, já que as informações estão todas no arquivo do documento;
• diminui o tempo e custo dos processos de auditoria e conferência de fretes;
• propicia mais segurança com a prova de autenticidade pela assinatura digital e autorização pela SEFAZ.

Leia também: 4 pontos que você precisa saber sobre a legislação de transporte de cargas

Como emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico?

Antes de aprender como emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico, é necessário entender como funciona esse processo. Confira abaixo.

1. A cada transporte de carga realizado é necessário emitir um CT-e para registrar todos os dados sobre a prestação de serviços para fins fiscais.
2. Após a assinatura digital do documento, é preciso gerar o arquivo XML e enviar para a SEFAZ realizar a análise e gerar a autorização de uso.
3. Em seguida, a SEFAZ autoriza o uso do CT-e e é emitido o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico). A partir dessa emissão, o transporte pode ser realizado.
4. A carga deve ser transportada acompanhada do DACTE e da NF (ou NF-e).

Destacamos que esse documento fiscal é válido em todos os estados do país e possui incidência de impostos (ICMS, IR, PIS, COFINS etc.), que variam de acordo com o regime tributário da companhia.

Passo a passo: como emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico

Emitir o CT-e é algo rotineiro para quem trabalha no setor do transporte de cargas no Brasil. O ideal é contar com um sistema de gestão financeira, que inclua a emissão e o armazenamento dos arquivos XML.

Para que não fique nenhuma dúvida, separamos um passo a passo bem completo para você emitir o CT-e de forma descomplicada.

1. Peça o credenciamento na SEFAZ (Secretaria Estadual da Fazenda) do estado em que sua empresa estiver localizada. O ideal é que o setor contábil ou o contador da empresa faça a solicitação.
2. Receba o certificado digital, que é utilizado para realizar as assinaturas com a mesma validade jurídica da assinatura física. Isso porque são criptografadas, aumentando a segurança da operação.
3. Escolha a forma do certificado: uso de tokens e smartcards com senhas de acesso para inserir no computador sua assinatura; ou instalação de softwares nos computadores da empresa para que várias pessoas assinem os documentos de forma simultânea.
4. Se for preciso, modernize os computadores da companhia para utilizar esse sistema, entre outros softwares de gestão mais modernos e eficientes.
5. Treine os colaboradores envolvidos no processo e mostre a importância de seguir corretamente as obrigações fiscais.
6. Entenda o melhor regime tributário da empresa (simples nacional, lucro presumido ou real), e as alíquotas envolvidas, como o ICMS.
7. Opte por um sistema que seja também emissor de CT-e a fim de agilizar o processo e garantir maior organização e segurança.
8. Espere a emissão do DACTE para iniciar o serviço.

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