Seus produtos ou materiais ficam muito tempo parados no estoque? Há muito desperdício e gastos desnecessários de tempo e dinheiro? Então, é hora de aprender como melhorar o estoque da empresa, otimizando processos e eliminando falhas e gargalos.
O estoque diz muito sobre a qualidade dos processos operacionais e a gestão do negócio. Produto parado ou estoque vazio demais, que não atende à demanda, são sinais de que é preciso fazer ajustes urgentes. Afinal, isso impacta toda a estrutura da empresa.
Para evitar problemas na entrada e saída de mercadorias, continue a leitura e saiba o que é controle de estoque, quais são os benefícios dessa prática e um passo a passo completo para otimizá-lo, reduzindo ou eliminando desperdícios.
O que é controle de estoque?
O controle de estoque é o gerenciamento de todas as operações que envolvem a entrada e saída de produtos e insumos na empresa e o acompanhamento correto de indicadores operacionais a fim de garantir o bom funcionamento de todos os processos internos. Ele é essencial para evitar perder dinheiro.
Ele é feito de diversas maneiras, com o uso de planilhas ou sistemas mais modernos de gestão, que garantem a atualização de dados em tempo real, automatizam processos (como armazenar dados sobre a saída de um produto ou insumo) e fornecem relatórios com métricas fundamentais para entender as demandas dos clientes.
Ter um estoque em equilíbrio significa que a empresa terá menos gastos com armazenagem e perda de produtos e que haverá como atender a todos os clientes, sem faltar nada de pronta-entrega.
Qual a importância do controle de estoque?
O controle de estoque é importante para evitar perder tempo e dinheiro, reduzindo desperdícios por má armazenagem, roubo ou prazo de validade vencido. Além disso, ele permite estimar a quantidade de produtos com maior precisão, fugindo do erro de guardar de mais ou de menos.
E isso evita uma grande dor de cabeça com a Vigilância Sanitária, por exemplo, caso você armazene insumos e produtos que têm prazo de validade.
As vantagens de investir em um bom gerenciamento não param por aí! Entenda qual a importância do controle de estoque por vários ângulos que interferem diretamente no sucesso da empresa no mercado:
- identificar quais produtos vendem mais e menos;
- estimar a demanda a curto, médio e longo prazo;
- reduzir gastos com armazenagem, mantendo o estoque em equilíbrio;
- saber quais produtos ou insumos podem ser oferecidos com desconto (especialmente aqueles que vendem pouco ou estão com data de vencimento próxima);
- otimizar o planejamento do setor de compras, marketing e vendas;
- aumentar o poder de negociação com fornecedores e parceiros;
- evitar prejuízos com mercadorias pouco vendidas, principalmente se forem perecíveis.
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Como melhorar o estoque de uma empresa?
Há como melhorar o estoque de uma empresa reestruturando o fluxo da área ao identificar gargalos operacionais, treinando a equipe, analisando indicadores e métricas do negócio e de clientes e utilizando ferramentas de controle e sistemas de gestão online, que são mais ágeis, precisos e eficientes.
Caso você opte por utilizar planilhas eletrônicas, como as disponibilizadas pelo Excel, é necessário se atentar ao que é preciso inserir a fim de realizar um controle eficiente, como:
- produtos/insumos;
- quantidade;
- preço;
- volume em estoque;
- datas de entrada e saída;
- recomendações de como armazenar;
- características do produto;
- peso/tamanho.
Isso tudo para controlar a rotatividade de mercadorias e potencializar a qualidade da armazenagem para não causar avarias e perdas desnecessárias.
Outra dica para melhorar o estoque da empresa é calcular a rotatividade para identificar a hora certa de fazer novos pedidos aos fornecedores. Esse cálculo é feito dividindo a quantidade de unidades vendidas pelo estoque médio durante determinado período.
Usar ferramentas de controle é apenas o primeiro passo para potencializar a gestão do estoque. Existem muitos outros que são vitais para o sucesso! Confira a seguir.
Passo a passo de como fazer controle de estoque
O passo a passo de como fazer controle de estoque inclui: organizá-lo, fazer o inventário de mercadorias, estabelecer processos, otimizar o setor de compras, estudar os clientes, definir a margem de perdas e danos, entender profundamente sobre os produtos, automatizar tarefas, identificar custos de armazenagem e treinar a equipe.
Organize o estoque
É impossível trabalhar em um estoque confuso, sujo e sem padrões de armazenamento. Por isso, antes de tudo, organize e crie regras para estocagem, classificando os produtos por requisitos de temperatura, peso, volume, umidade etc.
Outra forma de organização é estabelecer horários para movimentação de mercadorias e processos vitais de suas entradas e saídas.
Faça um inventário
Se você nunca fez um inventário completo do seu estoque, é hora de começar! Não importa se a empresa é pequena ou grande: todos os itens estocados precisam ser contabilizados.
Não se esqueça de que esse é um fluxo contínuo e precisa ser atualizado regularmente, com datas e horários de entradas e saídas.
Estabeleça os processos
Agora que está tudo organizado e devidamente catalogado, é o momento de analisar os processos do setor, identificar gargalos e melhorias e definir os responsáveis por cada etapa operacional.
É vital determinar indicadores de acompanhamento, como taxa de retorno, tempo médio de reposição e giro do estoque, entre outros.
Otimize o setor de compras
Outra forma de melhorar o estoque de uma empresa é determinar as datas de compras dos produtos. E isso só é possível por meio do acompanhamento integral das entradas e saídas.
Quando o responsável pela compra entende exatamente quando é o melhor momento para comprar, há maiores chances de negociar preços e prazos de pagamento com os fornecedores, evitando fazer o pedido com urgência e ter que pagar mais caro por isso.
Estude seus clientes
É claro que é possível entender as preferências dos clientes monitorando a rotatividade de mercadorias. Mas é vital ir além e incluir a análise de sazonalidades no planejamento de compra.
Determine margem de perdas
O sonho ideal é eliminar a margem de perdas e danos, mas sabemos que, na prática, é difícil atingir esse patamar. Logo, entenda quais perdas podem acontecer, como avarias, má armazenagem, data de validade vencida, produtos quebrados durante o preparo para entrega etc.
A partir dessa avaliação, determine metas para perdas e danos e se mantenha dentro delas!
Entenda cada detalhe do produto
Ao acompanhar regularmente a situação do estoque da empresa, pode-se determinar muito mais do que a rotatividade do produto, mas também: capacidade do estoque, volume mínimo e máximo de cada item, disponibilidade dos fornecedores, tempo entre o recebimento e a entrega da mercadoria e, ainda, preço de venda.
Dessa forma, aumentam as chances de vender os produtos parados, evitando perdas. Para isso, a dica é pensar em descontos e campanhas promocionais, entre outras estratégias comerciais.
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Automatize tarefas
O uso de sistemas modernos e inteligentes de gestão fornecem dados valiosos à empresa e, claro, um gerenciamento mais preciso e eficiente. Porém, há mais benefícios, como a automatização de operações, o que aumenta a produtividade, evita esquecimentos e gargalos e reduz custos.
O próprio sistema já registra as entradas e as saídas dos produtos, integrando dados com várias equipes, como vendas, marketing e financeiro.
Identifique os custos de armazenamento
Com muitas informações organizadas e relevantes em mãos, é fundamental saber quanto o estoque custa para uma empresa.
Esse cálculo inclui: custos do espaço usado, equipe envolvida, sistemas e ferramentas utilizados, perdas e danos etc.
Treine a equipe regularmente
Para uma gestão ser 100% eficiente, a equipe precisa ter suas habilidades técnicas e comportamentais desenvolvidas. Só é possível fazer o certo se alguém ensinar qual o modo correto, não é mesmo?
Por isso, planeje cursos de capacitação regulares e, por meio de pesquisas e indicadores de desempenho, defina o tema de cada encontro. Isso pode variar desde o uso de sistemas adotados aos detalhes do fluxo operacional do setor.
Há como melhorar o estoque de uma empresa também com um planejamento estratégico realista, que permita pensar em investimentos a longo prazo, como aumento da frota corporativa e compra de bens e produtos de grande porte.
Uma ótima forma de planejar sem ter prejuízos com compras de alto valor é pelo consórcio! Com o pagamento de parcelas mensais, que inclui apenas taxas de administração (sem taxa de juros), é possível participar de um grupo e adquirir o bem a médio e longo prazo.
Se quiser saber mais, veja o que é e como funciona o consórcio da Randon e todas as suas vantagens!